Eventplaner

Als Eventplaner (oder auch Eventorganisator genannt) bezeichnet man eine Person, die als Beruf komplette Partys und Hochzeiten, Dorf- und Gemeindefeiern, Firmen- und Vereinsjubiläen sowie alle sonstigen Events organisiert. Dabei übernimmt dieser alle anfallenden Aufgaben, die in der Vorbereitung, während der Party und im Nachhinein anfallen.
Dabei steht für ihn immer die ideale Veranstaltung im Vordergrund. Er nimmt den eigentlichen Gastgebern ihre Arbeit ab und bereitet für sie alles so vor, so dass sie sich ohne Stress auf diesen wichtigen, vielleicht den wichtigsten, Tag in ihrem Leben vorbereiten können.

Dafür versetzt sich der Eventplaner in die Kunden hinein, um aus dessen Sicht alles so zu organisieren, dass sich die Gäste und die Veranstalter auf ihrem Event wohl fühlen. Dafür ist auch Vertrauen der Veranstalter an den jeweiligen Eventplaner nötig.

Zu den Aufgaben eines Eventplaners vor der eigentlichen Veranstaltung gehört vor allem die Suche und Miete der geeigneten Location, da diese meist essentiell für den Erfolg des Events ist. Außerdem kümmert sich der Eventplaner um die Verpflegung durch ein Cateringunternehmen oder die am Veranstaltungsort ansässige Gastronomie. Auch für ausreichend Getränke und Snacks muss gesorgt werden. Weiterhin organisiert er die musikalische und künstlerische Untermalung der Veranstaltung.

Abschließend muss sich der Eventplaner auch um den Entwurf und Versand der Einladungen sowie um die lokale und/oder überregionale Vermarktung und Bekanntmachung des Events kümmern, um für genug Gäste zu sorgen. Für diese Gäste muss er zudem versuchen, Übernachtungs- und Transfermöglichkeiten zu organisieren, damit diese sich von der Anfahrt bis zur Abfahrt auf der Veranstaltung geborgen fühlen.

Damit während der Veranstaltung alles so abläuft, wie es sich der Eventplaner gedacht hat, ist der gesamte Abendablauf gut durchgeplant und bis ins Detail organisiert. Auf kleinere Ungereimtheiten und Überraschungen reagiert der Eventplaner schnell und flexibel, um den Ablauf der Veranstaltung wieder ins Lot zu bringen und diese zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen.

Nach der erfolgreichen Veranstaltung kümmert sich der Eventplaner um die Bürokratie angefallene Rechnungen und stellt sicher, dass beim Verlassen der Location alles in Ordnung ist.

Einen Kostenvoranschlag für Eventplanungen zu machen, ist nahezu unmöglich, da Events von einigen wenigen Leuten bis zu tausenden Leuten von Eventplanern organisiert und durchgeführt werden können. Auch bei den Locations und dem Catering gibt es massive Preisunterschiede. Dennoch ergibt eine grobe Schätzung für kleinere Feiern einen mittleren dreistelligen Betrag, und für größere Feiern einen vier-fünfstelligen Betrag. Natürlich gibt es hier keine Obergrenze, da Events im Trend immer größer und prachtvoller werden.

Jedoch hat die Veranstaltung eines Events über einen Eventplaner auch deutliche preisliche Vorteile im organisatorischen Bereich. Viele Eventplaner haben einen festen Kundenstamm an Cateringunternehmen und Veranstaltungsplätzen und bekommen dort Sonderkonditionen und Rabatte, die sogar die Kosten durch den Eventplaner wieder ausgleichen können.

Daher bietet es sich oft an, einen Eventplaner zu engagieren um stressfrei und ohne oder nur mit wenig zusätzlichen Kosten eine Veranstaltung zu erleben, die man besser selbst nicht hätte organisieren können.
So wird eine Veranstaltung immer in den Köpfen der Gäste bleiben, als ein Event, bei dem nicht ein einziger Makel den prachtvollen Glanz trüben konnte.